אם אתם מצפים ממנהלת המשרד שלכם להיות ״על זה״ בכל החזיתות, להשלים את כל המשימות הגדולות ולא לשכוח לקנות חלב, אתם לא לבד.
כולם מצפים את זה ממנהלת המשרד!
העניין הוא שמנהלת המשרד שלכם מג׳נגלת אינסוף משימות גם ככה.
יש לה לו״ז מובנה וצפוף מלכתחילה. ואז נכנס היום יום שלכם: דברים שצריך דחוף,משימות שכתבתם לה בין ערמות ההודעות בוואטסאפ, מחויבות דחופות שנזכרתם בהם רק עכשיו. ועוד…

הנה 3 טיפים שיעזרו לכם להתנהל מול מנהלת המשרד שלכם:
-
רשמו בכותרת המייל למתי תצטרכו את המשימה
עשו את הדבר הפשוט הזה ועזרתם למנהלת המשרד שלכם להבין אם זה משהו שאתם צריכים מידית, או שזה יכול לחכות למועד מאוחר יותר. לדוגמא, ״תבדקי מה קורה עם תשלום החשבונית של…״ – יכול להישמע די מלחיץ ומיידי, אבל אם תוסיפו את המילה ״תוכלי בבקשה לבדוק מה קורה עם תשלום החשבונית של x עד סוף השבוע״ – זה יאפשר לה לשבץ את זה כמשימה ולהתפנות למשימות הדחופות יותר.
-
תנו את כל הפרטים על המשימה כדי שהיא תושלם.
כולנו שונאים עודף של מיילים, טלפונים ו-וואטסאפ נכון? בכל פעם שאתם נותנים משימה, השתדלו להיות כמה שיותר בהירים וספציפיים. אחרת אתם תיגררו לעוד ועוד ״וידואיים״ ושאלות. רוצים פגישה? הגדירו מי איש הקשר, משך הפגישה, האג׳נדה שלה והמיקום.
-
בחרו ערוץ תקשורת מרכזי אחד.
מכירים את זה שמטרידים אתכם על אותה סוגיה גם במייל, מגבים את זה בהודעת וואטסאפ ומזכירים לכם על זה במסנג׳ר, וחס חלילה – גם מתקשרים? כן, זה די מטריד. אל תעשו את זה, זה רק יעשה את ההפך. למנהלות משרד יש ״מחלה״ שגורמת להן לרצות לעשות וי ולענות על כל המשימות מול כל האנשים בכל המקומות, ועכשיו, בחרו ערוץ אחד עיקרי לתקשורת בינכם, למשל סכמו שחשוב לכם לקבל מענה מהיר ומיידי בוואטסאפ או במייל, ודבקו באותו ערוץ התקשורת. כך היא תדע להפוך את ההודעה שלכם למשימה במהירות.
יישמתם את שלושת הדברים האלו? חסכתם לעצמכם לפחות שעה וחצי של התעסקויות מיותרות ואי הבנות.
וגם מנהלת המשרד שלכם, תודה לכם!
זקוקים לעזרה בשדרוג וייעול התהליכים האדמיניסטרטיביים בעסק שלכם?
להכשיר את מנהלת המשרד שלך בתחומים חדשים ולקחת את העסק לשלב הבא?
מוזמנים לדבר איתי בשמחה 🙂
© כל הזכויות שמורות לעמית סגל איי. אס. פי
אודות המחברת
עמית סגל כל הפוסטים של עמית סגל
נעים מאוד, עמית סגל,
מומחית בהטמעת תהליכים ושיטות עבודה מתקדמות המונעים בזבוז זמן והופכים כל עסק למסודר וריווחי.
בעלת 17 שנים של ידע וניסיון בתחום האדמיניסטרציה, בהן פיתחתי שיטות עבודה וטכניקות לניהול תהליכי העבודה המשרדית.
משנת 2016 ועד היום אני מלווה עשרות חברות שחוות קפיצת גדילה ודורשות חשיבה ובנייה מחודשת של התשתית האדמיניסטרטיבית. עבדתי עם לקוחות מתחומי עיסוק רבים ביניהם משרדים ממשלתיים, חברות ביטוח, חברות הפקה, משרדי עו”ד, סטארט-אפים ועוד.
אני מאמינה בליווי עוטף ומקיף שמוריד מבעל העסק את ההתעסקות עם בניית התשתית האדמיניסטרטיבית, מציאת מנהל.ת משרד והכשרה מלאה שלה.
מה ברשת?
ניהול הקהילה המקצועית המובילה ברשת למנהלות משרד ״הוונדר-וומן של המשרד: מנהלות משרד מתייעצות”. הקבוצה מבוססת על מנהלות משרד ומהווה מקום להתמקצעות, שיתוף, התייעצות ולימוד שיטות עבודה מתקדמות.
בואו ניפגש ונבדוק איך גם העסק שלך יכול להתבסס על בק אופיס מתוכנן ומקצועי.
אשמח להעמיד לרשותכם את הידע והניסיון שלי,
עמית :)
תגובות פייסבוק