10 טיפים ליצירת קלסר הנהלת החשבונות המושלם

לעבוד, להרוויח, לדווח

כסף. כסף. כסף.
אין מילה אחרת. אפשר לכתוב הכנסה, רווח, צפי הכנסה, אבל בתכל’ס… כסף.

כשהקמתם את העסק שלכם יכולתם לעשות הכל לבד ואולי אפילו עשיתם. שילמתם חשבונות שוטפים, שלחתם חשבוניות ללקוחות ורחמנא ליצלן אפילו את הגבייה (😱) עשיתם בעצמכם. עם הזמן, העסק גדל ואיתו ההכנסות, ההוצאות ועוד התחייבויות.

עכשיו הפוקוס שלכם עבר לגיוס לקוחות נוספים, מיקוד בשיווק, בפיתוח עסקי ובצמיחה העסקית שלכם. אז גויסה מנהלת משרד או מזכירה (לא נדקדק עכשיו בתואר 😊) שתוכל לענות לטלפונים, לנהל את היומן, להוציא חשבוניות, לעשות את הגבייה וגם… להכין את החומר לרואה החשבון. הללויה! מישהי גאלה אתכם מההתעסקות הזו. 

רגע לפני שנשענים לאחור ופולטים רווחת אנחה, ורגע לפני שאתם מגלים בדו”ח השנתי כי מנהלת המשרד שלכם לא הנפיקה כמה חשבוניות ואתם נאלצים לשלם 500,000 ש”ח! (כן, זה קרה ללקוח שלי, במזל גדול הוא לא נקנס או גרוע מזה), הרשו לי לספר לכם מדוע מעקב חפיף ולא דקדקני עלול ליצור מצב שבו עובד אחד סומך על השני, הדברים לא מתנהלים כמו שצריך, ובסופו של דבר אנחנו נשארים עם רצף חשבוניות לא הגיוני ויותר מידי כסף שצריך לשלם בבת אחת.

למה לי להתעסק עם מע”מ?

אז זהו שלא כדאי.

שמעתי כבר על יותר מדי מקרים של איחור מועד דיווח למע”מ, של הוצאת חשבוניות כפולות (בטעות ומחוסר תשומת לב) ושל קנסות. ואני אומרת – לא עוד.

אז מה עושים?

בתור מנהלת משרד לשעבר שהכינה כל חודש במשך 8 שנים קלסרים כאלו, ולאחר שיחות רבות עם רואי החשבון של כל הלקוחות שלי, הרכבתי צ’קליסט המכיל בתוכו את מה שקלסר רו”ח צריך להכיל. הרשימה מורחבת ויכול להיות שיש בה דברים שפחות רלוונטיים לעסק שלכם אך בעיקר, כאלו שכן.

אז מה בתפריט?

קודם כל, Basic is Beautiful,

כמה מושגי יסוד בהנהלת חשבונות בסיסית שכדאי שתעבירו למנהלת המשרד שלכם (בהנחה שהיא זו שמתעסקת עם הגבייה במשרד):

• דוח שנתי מס הכנסה – הדוח השנתי המשקף למס הכנסה את מצב ההוצאות וההכנסות בעסק
• חשבונית מס – דרישה לתשלום המעידה על ביצוע עסקה. כל חשבוניות המס צריכות לכלול את: שם העסק, כתובתו, מספר העוסק המורשה / ח.פ, את צירוף המילים “חשבונית מס” שמבהיר את מהות המסמך, מספר חשבונית (שהינו ייחודי, כמובן) ואת תאריך הנפקתה של החשבונית. כמו כן מופיעים בכל חשבונית שכזו שם הלקוח, פירוט מהות העסקה והתשלום שהתבצע בגינה. 
  9 כללים לכתיבת חשבונית מס תקינה וכל המושגים שחשוב לדעת

• קבלה – הפעולה הראשונה והמידית בעת קבלת תקבול (תשלום) היא הוצאת קבלה. רשויות המס דורשות מבעל העסק להוציא את הקבלה מיד עם קבלת התמורה או ברגע שנודע לך עליה.
• חשבונית מס קבלה – עם קבלת התשלום מנפיקים מסמך אחד שמכיל גם את החשבונית (דרישה לתשלום) וגם את הקבלה – קבלת הכסף באמצעים השונים (אשראי, העברה בנקאית, צ’ק, מזומן)
• חשבונית עסקה – מסמך הכולל את הפרטים המכילים חשבונית מס אך אינו מוכר לצרכי התחשבנות עם המע”מ. מקובלת אצל בעלי מקצועות חופשיים המנפיקים את חשבונית המס רק בעת פירעון הצ’ק או בעת קבלת המזומן. זוהי מעין תעודת חיוב המורה ללקוח לשלם את התמורה עבור השירות שהוא קיבל. חשבונית עסקה מקובלת גם אצל עוסק פטור שאינו יכול להוציא חשבונית.

• רוב הלקוחות היום כבר עברו לחשבונית דיגיטלית (אייקאונט, אינוויס פור יו, חשבונית ירוקה ועוד) – חובה וחשוב מאוד לשים לב ש:

1. החשבונית נוצרת, נשלחת, נקלטת ונשמרת באמצעים ממוחשבים.
2. החשבונית חתומה בחתימה אלקטרונית מאושרת או בחתימה אלקטרונית מאובטחת.
3. לוודא על גבי המסמך בצורה בולטת לעין את המילים: מסמך ממוחשב.

             לדוגמא: 

• שליחת חשבונית סרוקה במייל ללא חתימה פיזית או דיגיטלית אינה קבילה! במידה וזה עדיין ידני או רק ממוחשב ללא חתימה דיגיטלית יש לשים לב שיש חותמת של החברה עם חתימה. – אחרת החשבונית אינה קבילה! הנה פוסט קצר שכתבתי בנושא לא מזמן)
• במידה וקיבלתם חשבונית ידנית במייל, אנא הקפידו  שהיא חתומה ידנית עם הכיתוב “נאמן למקור”.

החוק הישראלי אמנם מאפשר שליחת חשבוניות מס באמצעות המייל, אך עליכם לוודא כי דאגתם מבעוד מועד לחתימה אלקטרונית מאושרת. חברה או מערכת שלא פועלת עפ”י הנחיות אלו, עוברת על החוק. אם בא לכם לדעת מדוע, זה מה שהחוק אומר על חתימה אלקטרונית לחשבונית

• החשבוניות אשר נשלחות להנה”ח חייבות להיות מקור, ז”א: כתוב עליהן מקור או נאמן למקור עם חתימה וחותמת.
• במידה ומדובר בחשבוניות “הארד קופי” (לא ממוחשב):
• מהלקוח שלכם – יש לקבל את החשבונית עצמה (הדף עצמו).
• כשמדובר בחשבונית שאתם הוצאתם: את המקור הלבן יש למסור ללקוח, ההעתק הוורוד – עובר להנה”ח ואם יש עותק 3 הוא נשאר בפנקס אצלכם.
• ניכוי מס במקור – ניכוי מס במקור הינו מונח המתייחס לכך שחלה חובה חוקית על משלם תשלום להעביר למס הכנסה חלק מהתשלום למוטב. למעשה, מי שחייב את המס הינו מקבל התשלום אבל מי שמעביר את המס למס הכנסה הינו מי שמשלם את התשלום.
• ניתן לראות בניכוי מס במקור כסוג של תשלום מקדמות מס שמעביר המשלם למס הכנסה עבור בעל העסק. הניכוי הוא במקור, כלומר בטרם הועבר הכסף לידי הנישום (הספק / בעל העסק).

הבנתי! אבל מה ת’כלס עליי להגיש לרואה החשבון שלי? ואיך זה קשור לדו”ח השנתי למע”מ?

עוד רגע אחד לפני התכל’ס, צעד נוסף שהוא בגדר חובה כדי להימנע ממקרה דומה שקרה ללקוח שלי,
חשוב מאוד שמנהלת המשרד שלכם תעשה את הדברים הבאים:

• עליה להקדיש 30 דקות לשיחה עם הנהלת החשבונות שלכם ולהבין:

         – מה נדרש להעביר כל חודש ועד מתי.
         – האם יש צורה מסוימת בה הם מעדיפים לקבל את החומר.
         – לקבל דגשים מיוחדים.
         – לקבל מהם צ’קליסט משלהם ולשלב עם שלכם.

• אחת לשלושה חודשים – כדי למנוע הפתעות, יש לקיים שיחה טלפונית ולבדוק שהכול תקין והאם נדרשות השלמות. מה זה אומר הכול תקין? כרטסות. אנחנו לא רוצים הפתעות בדו”ח השנתי למס הכנסה ולמע”מ ולגלות שחסרות חשבוניות או “לא עלינו”, בטעות חשבוניות שלא הועברו לרו”ח (ולכן לא דווחו).
• מועד הגשת דו”ח שנתי – אם תקפידו לשמור על סדר בהגשת חשבוניות במהלך שנת המס, כשיגיע המועד להגיש את הדו”ח השנתי למס הכנסה יהיו השלמות, אבל בקטנה.
• על מנה”ח שלכם לסרוק את הכרטסות ולראות האם יש דברים פתוחים וליידע את מנהלת המשרד שלכם ואתכם. כן, לא משנה כמה טובה היא תהיה וכמה דקדקנית  – רצוי ומומלץ תמיד להישאר עם יד על הדופק.
  

  

הגענו לנקודה שאפשר לדבר תכל’ס. הצ’קליסט של תיק הנה”ח מכיל:

1. הוצאות קבועות: חשמל, דמי ניהול, ארנונה, שכירות וכדומה
2. מסמכים מהרשויות – בנק, ביטוח לאומי, מס הכנסה
3. חשבוניות הוצאות שוטפות – ניתן לחלק לכרטיסי אשראי, דלק וחניות, ספקים שונים
4. טפסי 101 ומינהלות
5. כרטיסי אשראי – יש להקפיד לקבל חשבונית (ואם הגיעה במייל – יש להדפיס ולשים בקלסר) – דוח פירוט ההוצאות החודשיות אינו מוכר כחשבונית מס.
6. חשבוניות הוצאות  – ספקים
7. תשלומי הוראות קבע
8. תקבולים מלקוחות – חשבוניות הכנסות מסודרות לפי רצף
9. וידוא רצף חשבוניות וקבלות
10. ספחי צ’קים – כולל ביטולי צ’קים. את הספח יש להצמיד לחשבונית התואמת.
11. בנק:

• דפי הפקדה של הבנק
• העברות בנקאיות הכוללות את פרטי המוטב -> הסכום לתשלום -> מהות ההעברה -> מספר חשבונית של הספק + להצמיד את אישור ההעברה מהבנק לטופס החתום יחד עם החשבונית.

• במידה ויש חומר שמגיע אחרי העברת הקלסר והוא שייך לחודש הקודם – יש לסרוק ולשלוח במייל ולתייק בתוך ניילונית “עבר במייל” בקלסר הנה”ח.

• במידה ואתם עובדים גם לפי פרויקטים – מעקב הוצאות אחרי פרויקט יכול להיעשות בצורה נוחה, אם תקפידו לסדר את החשבוניות לפי סדר הספקים בתקציב – זה יעזור להנה”ח לשייך הוצאות לפרויקט ולבחון רווח והפסד בצורה מדויקת.
• גם אם העסק שלכם מוגדר כעוסק מורשה ומדווח לרשויות פעם בחודשיים – מומלץ להעביר חומר אחת לחודש, כך שאם יש חוסרים או אי התאמות ניתן לעלות עליהם בזמן.
• יש לוודא שכל החשבוניות הן חשבוניות מקור או נאמן למקור, לא העתק.
• טיפ – במידה והגיעה חשבונית ומועד התשלום הוא דחוי – יש להנחות את מנהלת המשרד להכין עותק שיישאר במשרד. העיקר שהמקור יעבור למנה”ח כדי שתוכלו להתקזז על המע”מ.  – אין להשאיר חשבוניות מקור במשרד ללא ידיעת הנה”ח .

העניקו למסמכי הנהלת חשבונות מקום של כבוד אצלכם במשרד

ואם כבר בענייני הנה”ח עסקינן:

• הקימו תיקייה במחשב שנקראת “משרד” – תת תיקייה “מסמכי חברה”, ובה יהיו כל המסמכים הרשמיים של החברה: עוסק מורשה / תעודת התאגדות / רשם החברות, ניכוי מס במקור (אחרת מנכים אוטומטית 30% ויותר, ועד שתראו את הכסף חזרה זה יהיה רק בדוח של שנה הבאה), ניהול ספרים, פרטיכל חתימה במידה וזו חברה בע”מ, פרטי חשבון בנק כולל IBAN.  – בקיצור שהכול יהיה נגיש ובמקום אחד.

• משכורות – החוק מחייב להעביר עד ה-9 בכל חודש, זה אומר שעד ה-5 בכל חודש עליכם לשבת עם מנהלת המשרד ולסגור את הפינה.

• מומלץ להכין קלסר עם שמרדפים מסודרים לפי נושאים ולא לזרוק הכול בשמרדף אחד (נו.. ניילונית עם חורים) ולקוות שיהיה בסדר 😊

עכשיו כשהכל כתוב בצורה מסודרת ואין מקום לניחושים – כל שנותר הוא להדפיס את הרשימה כך שתהיה במקום בולט, להנחות את מנהלת המשרד לסמן שורה שורה כל חודש ולוודא שלא נשכח שומדבר. ואם כן נשכח, מזל שיש לנו ביקורת פנימית אחת לשלושה חודשים כדי לעלות על הטעות.

לחיי מע”מ ומקדמות מדויקים וידיעה מוחלטת כמה באמת העסק שלך מרוויח, ושירוויח, זה הכי חשוב!